Resposta direta
Metadados descrevem documentos e seu contexto para permitir identificação, pesquisa, controle e intercâmbio. Um esquema útil define significado, tipo, obrigatoriedade, vocabulário e validação de cada campo, com versão e responsável.
O problema que o projeto precisa resolver
A mesma data aparece em formatos diferentes e o campo tipo recebe tanto nomes de documentos quanto departamentos. As pesquisas ficam inconsistentes e a migração perde informação. Antes de importar, a organização precisa de um dicionário de dados verificável.
Como estruturar a execução
Definir o dicionário
Para cada campo, registre nome técnico, rótulo, definição, exemplo, formato e origem. Separe data do documento, data de captura e evento de retenção. Defina se o campo admite múltiplos valores e como representa ausência.
Controlar vocabulários
Padronize tipos documentais e unidades com identificadores estáveis. Guarde sinônimos para facilitar a busca sem multiplicar categorias. Uma mudança de rótulo deve preservar a referência histórica quando necessário.
Validar a importação
Teste valores inválidos, caracteres especiais, campos faltantes e duplicidades. Registre rejeições e permita correção antes de publicar. Concilie a quantidade e o conteúdo de origem com os registros aceitos no destino.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Semântica | Dicionário versionado e aprovado | Gestão da informação |
| Qualidade | Regras de validação e relatório de exceções | Importação |
| Intercâmbio | Mapa entre campos de origem e destino | Integração |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
O campo departamento recebe o código DP e o rótulo Departamento Pessoal. Um arquivo antigo usa Recursos Humanos. O mapeamento registra a correspondência aprovada e preserva o valor de origem no relatório de migração. Datas ambíguas são encaminhadas à revisão em vez de convertidas silenciosamente.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
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Perguntas frequentes
Título pode substituir o tipo documental?
São conceitos diferentes; defina o uso de cada campo e evite perder a classificação.
Como tratar data incompleta?
Registre a precisão conhecida e a pendência conforme o esquema, sem inventar dia ou mês.
Todos os campos devem ser obrigatórios?
Exija os necessários ao processo; excesso de obrigatoriedade pode gerar preenchimentos artificiais.
Notícias e referências oficiais
CONARQ: diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis
Referência de arquivo ·
Referência técnica sobre a segunda versão das diretrizes RDC-Arq. Material de referência, sem indicação de nova alteração normativa nesta data.
Ler publicação oficialProjeto a partir de Belo Horizonte, com escopo nacional
A Arquindex apresenta este guia para analistas de informação, equipes de importação e administradores de ECM. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
Solicitar diagnósticocomercial@arquindex.com.brContinue o estudo
Fontes e responsabilidade editorial
Autoria institucional: Arquindex Gestão Documental. Publicação: . Conteúdo técnico de orientação geral, com exemplos didáticos e controles propostos; não representa certificação ou vínculo com órgãos públicos.
As fontes abaixo permitem conferir o contexto. A aplicabilidade normativa e os procedimentos de cada organização precisam de validação por seus responsáveis. Correções e dúvidas podem ser enviadas a comercial@arquindex.com.br, indicando a URL e o trecho.
- CONARQ — e-ARQ Brasil, versão 2
- Presidência da República — Decreto 10.278/2020
- Hyland — documentação do Alfresco Content Services
Método editorial: síntese original apoiada em fontes identificadas, separação entre referência oficial e recomendação operacional, exemplos sem dados de clientes e revisão por mudança relevante. Nenhum caso desta página deve ser interpretado como resultado de cliente real.